Buone pratiche di comunicazione interna

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Negli ultimi anni l’introduzione di nuove tecnologie e modalità di lavoro all’interno delle organizzazioni hanno subito una forte accelerazione e trasformazione.

In seguito all’emergenza sanitaria lavorare da remoto è diventata una prassi ormai molto diffusa, i dipendenti di molte realtà aziendali si trovano dunque a dover interagire non solo di persona ma anche attraverso strumenti digitali come piattaforme di collaborazione, dashboard di organizzazione del tempo e dei documenti, meeting online e innumerevoli scambi di e-mail. In un contesto lavorativo digitalizzato risulta quindi fondamentale la conoscenza delle best practice nell’utilizzo degli strumenti digitali in maniera da poter garantire il corretto flusso della comunicazione aziendale interna.

Bastano alcuni semplici, ma essenziali, accorgimenti per una buona comunicazione interna e per rendere agevoli le dinamiche di collaborazione e comprensione a più livelli. Banalmente, è importante prestare la giusta attenzione nella scrittura delle mail e quindi specificare l’oggetto in maniera precisa, mantenere lo stesso flusso di mail per argomento, indicare in maniera chiara cosa se al testo dell’e-mail è stato aggiunto ad esempio un allegato o collegamenti a documenti.

Rispetto agli strumenti digitali di collaborazione è consigliato organizzare riunioni e chiamate di una durata non superiore ai 45 minuti, definendo sempre il tipo di riunione e il topic che dovrà essere discusso. Un passaggio utile per tutti i partecipanti è quello di preparare ed inviare un follow-up in seguito alla riunione per tenere traccia dei progressi e mantenere un allineamento condiviso.

Chiaramente, l’evoluzione delle organizzazioni aziendali dipende da scelte mirate che riguardano le infrastrutture e i software capaci di garantire la possibilità di lavorare da remoto e di rendere smart gli uffici. Per rispondere anche a questa necessità Intred offre alle imprese la possibilità di mettere ordine alle chiamate con centrali in cloud e app per la remotizzazione degli interni. Il servizio di centralino telefonico in Cloud prevede una serie di funzionalità, tra cui risponditore automatico, segreteria telefonica, gestione code, chiamate tra interni e remotizzazione interni sia su PC che Smartphone.

In conclusione, la comunicazione interna è parte integrante del processo di trasformazione aziendale, nonché di tutto ciò che riguarda la gestione delle persone e proprio per questo motivo deve essere sempre curata.